কম্পিউটারে যখন আমরা কোন ফাইল তৈরি করি বা কপি করি বা এডিট করি তখন মেশিনের Operating system সেগুলোকে একটি বিশেষ পদ্ধতিতে হার্ডডিস্কে সেভ করে। Operating system একটা ফাইলকে হার্ডডিস্কে লেখার সময় দু’ভাগে ভাগ করে।

প্রথম অংশকে বলে Directory entry। এটা হচ্ছে একটি তালিকা (List) যেটা শুধু ‘File name’ রেকর্ড করে এবং কোন ফাইলের ডাটা হার্ডডিস্কের কোন কোন ব্লকে লেখা হচ্ছে সেটার তথ্য সংরক্ষণ করে। এর মাধ্যমে মেশিনের Operating system বুঝতে পারে হার্ডডিস্কের কোন কোন block এ কোন কোন ফাইলের ডাটা আছে।

দ্বিতীয় অংশ হচ্ছে হার্ডডিস্কের অসংখ্য ব্লক যেগুলোতে মূলত ফাইলের আসল content থাকে।

যখন আমরা কোন ফাইল delete করি, তখন Operating system, Directory entry থেকে শুধু File name টি মুছে দেয়। Directory entry তে ফাইলের নাম না থাকায় Operating system সেই ফাইলটি তখন আর দেখতে পায় না। লক্ষ্য করুন, Directory entry থেকে শুধু ফাইলের নাম মুছে দেয়া হয়েছে কিন্তু হার্ডডিস্কের ব্লকে কিন্তু File content তখনো রয়ে গেছে। যতক্ষণ পর্যন্ত সেই সব ব্লকে পুরোন ডাটার উপর নতুন ডাটা না লেখা হবে ততক্ষণ পর্যন্ত সেই ফাইলের কন্টেন্ট থেকে যাবে। এ কারণেই Format recovery বা delete file recovery চালালে অনেক সময় ডিলিট হয়ে যাওয়া পুরোন ডাটা অবিকৃত অবস্থায় পাওয়া যায়।